Google Как помочь вашей команде начать использовать тайм-трекер | primaERP | Блог


20 июля 2015 г.

Как помочь вашей команде начать использовать тайм-трекер


Команды, которые ранее не использовали программу по учету времени, будут сопротивляться идее их использования. Так как чаще всего они думают, что учет времени не будет им реально полезен. Кроме этого, возможно, они уже имели негативный опыт использования подобных программ.

Возможно раньше, когда программы по управлению временем были далеки от идеала, были неудобными, такое мнение было справедливым. Но программное обеспечение по учету времени в последние годы развивалось. Появились облачные и мобильные приложения, развивался интерфейс, и сегодня благодаря подобным программам вам будет легко связать задачи, которые вы выполняете, со временем, которое вы на них тратите.

Начать использовать приложения по учету времени для вашего проекта сегодня действительно просто и зачастую это будет для вас бесплатно. В этой статье мы расскажем о простых подходах к началу использования тайм-трекеров в работе вашей команды.

1. Объясните сотрудникам, почему учет времени приносит реальную материальную пользу


Во-первых, важно открыто обсуждать то, для чего вы хотите использовать тайм-трекер. Есть много преимуществ в том, что вы будете его использовать. Некоторые или все из них могут относиться и к вашему бизнесу:

  • Вы получите данные о том, сколько времени тратится на задачи. Вы можете это использовать, чтобы более эффективно планировать работу в будущем.
  • Вы будете видеть, на что тратится время. Это при необходимости также поможет скорректировать ваши планы.
  • Вы будете знать кто и какими задачами занят. У кого полная нагрузка, а кому можно дать дополнительное задание.

Но нужно понимать, что тайм-трекеры используют не для микроменеджмента и не для наказания сотрудников за недоработанные часы. Программное обеспечение по учету времени эффективнее использовать в командах, в которых успех измеряется по результатам, а не по количеству времени, которое люди потратили, сидя на своих рабочих местах.

Встретитесь с своими сотрудниками и объясните им идею использования тайм-трекера, как он повлияет на стоимость бизнеса и на эффективность их работы. Запишите и ответьте на все возникающие вопросы перед тем, как перейти к следующему шагу.

2. Покажите коллегам, что учет времени - это просто


Покажите и обсудите с коллегами программное обеспечение, которое вы выбрали. Но для этого нужно сначала выбрать подходящее именно для ваших задач приложение. С этим могут возникнуть сложности, так как на рынке на данный момент более 200 приложений с подобным функционалом. Что точно не нужно делать, так это заставлять сотрудников вести учет времени на бумажных носителях или в электронных таблицах. Лучше потратить время и подобрать качественное приложение. И, скорее всего, вам придется сначала испытать его на себе, чтобы оценить выгоды, чтобы потом можно было легко объяснить его суть, показать, как оно работает.

Можете поручить поработать с несколькими программами своему сотруднику, чтобы он, исходя из практики, выбрал подходящее приложение или описал достоинства и недостатки тех приложений, которые он протестировал. Нужно, чтобы были видны результаты использования приложения на практике.

Если ошибиться с выбором, то второй раз подобное программное обеспечение будет внедрить сложнее, команда будет настроена уже заранее негативно. Вы или ваш сотрудник, которому коллектив доверяет, освоив приложение и поняв, как легко его можно использовать сможете донести это до коллег, быстро научить их.

Обсудите приложение и способы работы с ним со своими сотрудниками. Задайте им вопросы и ответьте на встречные вопросы с их стороны. Весь процесс должен быть прозрачным и понятным для всех, чтобы подобное программное обеспечение «прижилось» в коллективе и регулярно, эффективно использовалось.

3. Обучайте и помогайте сотрудникам использовать тайм-трекер


Выбирайте программное обеспечение с интуитивно-понятным интерфейсом. Удобны облачные приложения, имеющие свои мобильные версии. Кроме этого, они жестко не привязаны к конкретному рабочему месту. Практичны онлайн тайм-трекеры работающие через браузер, т.к. в ежедневной работе браузер все равно регулярно используется.
Обучение нужно сконцентрировать вокруг идей положительных изменений в бизнесе, повышения культуры тайм-менеджмента, улучшения показателей персональной продуктивности.

  • Поддерживайте вашу команду в первую неделю использования тайм-трекера:
  • Отправляйте ежедневные напоминания, что они должны использовать тайм-трекер.
  • Говорите им, что вы им поможете, если у них что-то не получается или если они что-то забыли.
  • Вы можете просмотреть и при необходимости скорректировать их записи до того, как они внесут данные в систему.
  • Напоминайте им, что это делается не для мониторинга их рабочих часов, а для повышения как их личной продуктивности, так и эффективности компании.


4. Делитесь и обсуждайте результаты


Соберите и систематизируйте полученные от вашей команды данные об использованном времени. Поделитесь результатами анализа с вашими сотрудниками. Обсуждайте результаты. Числа, графики покажут объективную картину: кто и чем занимается, каких результатов добивается. Со временем принятые меры по оптимизации загрузки повысят продуктивность, и в целом сделают атмосферу в компании более здоровой. Недовольства тем, что кто-то работает более интенсивно и качественно, а кто-то меньше, но при этом получает столько же, станет меньше.
С помощью тайм-трекера вы увидите, где время тратиться эффективно, а где нет, и это поможет изменить ситуацию. Важно найти «пожирателей времени» и помочь сотрудникам избавиться от них. Возможно, для кого-то окажется, что гораздо эффективнее работать дома, а не тратить несколько часов на дорогу. Можно перераспределить задачи с учетом того, какая задача выполняется сотрудником более эффективно.
Нужно быть открытыми и честными друг с другом. Нужно сделать акцент на том, что внедрение тайм-трекера делается в интересах сотрудников, для получения практической пользы, а не для их преследования и увеличения количества отработанных часов.

5. Постоянно занимайтесь мониторингом рабочего времени


При использовании программ по учету времени важна регулярность их использования. Важно пользоваться ими ежедневно, выработав тем самым привычку. Необходимо постоянно контролировать использование трекера и анализировать полученные с помощью него статистические данные. Кроме этого, регулярный мониторинг важен в тех случаях, когда в команде есть недовольные внедрением подобного приложения.

Нужно продолжать объяснять, что вы делаете с данными, рассказывать об успешных примерах оптимизации рабочих процессов. Например, делать еженедельный обзор работы команды, рассказывать кто и каких добился результатов. Необходимо регулярно показывать сотрудникам какую пользу приносит этот инструмент как для компании, так и для отдельного сотрудника. Рассказывать, какие положительные изменения произошли вместе с его внедрением. Важно показать, что несмотря на то, что работники тратят время на освоение инструмента, на ввод данных, выгода от его внедрения намного больше. Ресурсы распределяются более эффективно, оценка работы становится более справедливой и объективной.

Статистические данные помогут быть более активными и успешными, позволят снизить риски проектов за счет более качественного планирования и сделают их результаты более предсказуемыми. Начать использовать тайм-трекер может быть легче если в компании, например, уже используются Microsoft Outlook, iCal, Basecamp Classic и Google Calendar. Интеграция программных продуктов облегчит вашу работу, сделает ее более эффективной.

Почему бы не попробовать это сегодня?

1 комментарий:

  1. Команды на мой взгляд будут всегда сопротивляться идее учета рабочего времени. Тем не менее, спасибо за статью!

    ОтветитьУдалить