Google Как сделать учет времени более точным | primaERP | Блог


29 июля 2015 г.

Как сделать учет времени более точным


Во многих компаниях постоянно возникают споры о количестве отработанных часов и, соответственно, о размере зарплаты. Переработки, отгулы, работа в выходные, отпуска, больничные, командировки.... требуют точного ведения учета рабочего времени. Проблемы и споры возникают в фирмах, в которых работают всего лишь несколько человек. Если в компании работают десятки людей, или в компании начинают вести учет времени по задачам, клиентам, проектам, то административная нагрузка становится слишком высокой, часть данных может потеряться или может быть неточно записана. Без специализированного программного обеспечения и регулярного ежедневного учета уже невозможно обойтись.

Кроме проблем с сотрудниками и клиентами, неточности в учете времени ведут к проблемам в планировании, срывам сроков проектов, и, соответственно, к падению доходов. Регулярный учет времени по задачам с помощью тайм-трекера поможет держать руку на «пульсе компании» и вовремя увидеть назревающую проблему.

Как же сделать учет времени более точным? Читайте дальше!

Проблемы из-за неточности в учете времени


В вашей компании все знают, для чего нужен учет времени, что он должен отражать реальное положение дел. О том, как помочь своей команде начать использовать тайм-трекер, мы писали в предыдущей статье. Но все равно найдутся работники, которые не хотят, не знают, как заполнять табель учета времени, или делают это с ошибками.

Проблемы, которые возникают из-за неправильного учета времени, могут быть следующими:
  • Потери в доходах.
  • Искажение данных о прибыльности того или иного проекта, т.к. данные о затратах времени искажены.
  • Сложности с планированием проекта, согласованием его разных этапов из-за неточности или отсутствия статистики затрат времени на которую можно было бы положиться.
  • Отсутствие объективных данных о загруженности сотрудников. Непонятно, кто перегружен работой, а кому можно поручить дополнительные задачи.
  • Непонятно, насколько эффективно выполняются задачи, каково соотношение эффективно и неэффективно потраченного времени.

Почему учет времени ведется неточно?


Есть фундаментальные причины, препятствующие точному учету времени в современной компании.

Сотрудникам приходиться вести много проектов и решать много задач одновременно. Очень редко получается заниматься каким-то одним видом деятельности в течение дня. За рабочий день может выполняться 5-10 задач. Это может быть звонок клиенту, который займет 30 секунд, или ответ на письмо, на вопросы по Skype. Данные по этой краткосрочной активности невозможно ежедневно заносить в тайм-трекер. Кроме этого, сотрудникам могут поручаться совершенно неожиданные задачи, которые не касаются их прямых обязанностей, но являются необходимыми для нормального функционирования компании. Особенно это актуально для малого и среднего бизнеса.

Учет собственного времени – это еще дополнительная задача, дополнительные расходы времени, внимания, на поддержание этого процесса. В компаниях редко выстроены процедуры тайм-менеджмента, в которые можно было бы внедрить задачу регулярного учета времени. Часто записи ведутся просто в виде табеля учета времени, куда ответственный за этот процесс менеджер еженедельно заносит количество отработанных часов своих подчиненных. Но это не имеет ничего общего с тайм-менеджментом и регулярным тайм-трекингом. При таком подходе данные могут искажаться. Менеджер может просто забыть что-то записать или, например, сознательно исказить данные, приписав дополнительные часы. При еженедельном заполнении табеля, например, в конце недели, единственное, что можно вспомнить – это сколько сотрудник примерно отработал. Больше 8 часов в день или меньше. И это будет максимальная точность. Ни о каком расчете эффективности затрат времени по задачам, проектам, клиентам речь уже не идет.

Кроме этого, бывает трудно отметить часы эффективно и не эффективно проведенные. Например, вы пошли пить кофе и одновременно думаете над задачей. И вы придумываете решение. Вы потратили время за кофе эффективно. Или провели за обедом эффективное совещание с коллегами. А можно потратить много времени и провести бесполезное совещание в офисе или просидеть за компьютером, изображая работу, но при этом думать совершенно о посторонних личных делах. Т.е. формальный подход к учету времени не сработает.

Люди сами должны проникнуться идеей повышения своей производительности, делать это для себя, а не для руководства. Это сложная, комплексная задача менеджмента, которая касается культуры компании. Тайм-трекер создан не для слежки. Он создан для самостоятельного улучшения личной производительности. В этом случае он полезен. Нужно личное, искреннее желание изменить свою жизнь, изменить отношение к работе. Если человек не верит в эффективность применения тайм-трекера, в то, что он помогает лучше вести проекты, то он всегда найдет отговорки им не пользоваться или будет относиться к этому формально.

Как получить точные данные?


Давайте рассмотрим некоторые способы повышения точности учета времени. Начнем с того, какой уровень точности вам необходим.

Необходимая точность

Если вы не выставляете счета своим клиентам за выполненную вами работу, то какая точность необходима для вашего бизнеса? Какая точность нужна, чтобы получаемые данные были применимы и полезны для будущего планирования? Позволяет ли культура компании добиваться нужной точности?

Нужно ставить перед собой и перед своей командой реалистичный уровень точности. Двигаться к нужной точности лучше постепенно, улучшая процедуры учета, чтобы задача по учету времени не превратилась в проблему для сотрудника. При этом вам нужны данные учета с требуемой детализацией, чтобы они были полезны для ваших управленческих решений.

Используйте календарь

Это нужно делать в любом случае. Вам необходим инструмент, в котором вы будете планировать задачи. Для учета времени по задачам вам нужно синхронизировать календарь с тайм-трекером. Например, вы можете использовать календарь Outlook вместе с тайм-трекером primaERP.


Свяжите тайм-трекер с программным обеспечением по управлению проектами

Например, вы можете связать Time Tracker primaERP с Basecamp. Это не потребует дополнительных затрат, но при этом вы получите быстрый и ощутимый эффект. Вы увидите задачи, на которые тратится больше времени, чем вы ожидали. Вы сможете оперативно скорректировать график, перераспределить ресурсы до появления больших проблем по проекту.

Анализируйте отчеты

Так как ваши сотрудники будут делать отчеты, вам будет необходимо проверять и анализировать их. Какие задачи выполняются с опережением графика, какие с опозданием, насколько равномерно распределены задачи между сотрудниками. Необходимо потратить неделю-две на то, чтобы разобраться с деталями.

Только проведя анализ и начав обсуждать результаты, вы получите обратную связь с командой. Поговорите с теми сотрудниками, кто тратит слишком много часов, обсудите их список задач и содержание работы. Также проведите проверку качества учета и занесения данных в программу, так как возможны как сознательные, так и несознательные искажения.

Ошибки при вводе данных могут иметь далеко идущие последствия, когда на основании неверных данных потом будут приниматься решения.

Комментариев нет:

Отправить комментарий