Google Почему учет времени будет для вас полезен | primaERP | Блог


5 августа 2015 г.

Почему учет времени будет для вас полезен


Микроменеджмент с регулярными вопросами от начальника: «Чем вы сейчас занимаетесь?» не вызывает радости у подчиненных. Современные программные инструменты помогут не допускать возникновения подобной ситуации. Использование тайм-трекера позволяет понять, кто какими задачами занимается, и сколько времени на них тратит.

Конечно, если у персонала много свободного времени, то он все равно не будет доволен внедрению тайм-трекеров и будет сопротивляться их использованию. Но, даже если сотрудники добросовестно работают, они все равно могут верить в мифы о тайм-трекерах, которые развеет эта статья. Вы увидите, что современный учет рабочего времени является простым и полезным, что он дает поток данных, которые можно использовать для повышения продуктивности.

Миф №1: Тайм-трекер является авторитарной системой управления


Можно услышать, что жесткие расписания, учет времени более актуальны для традиционных вертикальных структур управления, что они не подходят, например, для распределенных команд, плоских структур управления. Но на самом деле, распределенные команды и работа удаленных сотрудников, требует еще более тщательного учета и контроля времени. В противном случае, управлять проектом становится невозможно, проект становится крайне неэффективным, он растягивается во времени и может быть вообще не завершен.

Нужно регулярно получать данные о ходе выполнения задач по проекту. Если вы считаете, что авторитарный стиль управления для вас неприемлем, создайте проект на собственные деньги. Вы очень быстро убедитесь, что проект будет требовать от вас авторитарности к самому себе. Проект будет требовать отчетности, планирования. В противном случае, вы останетесь и без денег, и без проекта.

Чем более конкурентная среда проекта, тем более жестким должно быть управление. Любой коммерческий проект не может не управляться, он всегда в той или иной степени авторитарен и подчиняется лидерам. Тайм-трекер - это просто инструмент менеджмента, и польза от его использования не зависит от степени авторитарности управления. Если под задачу отводить конкретное количество времени, то это мотивирует, сотрудник работает эффективнее. Постановка задачи без сроков ее выполнения просто невозможна в любой системе управления.

Миф №2: Тайм-трекер – это микроменеджмент


Если вы заставите сотрудников фиксировать, чем они занимаются в свое рабочее время каждые 15 минут, то это будет худшим проявлением микроменеджмента. Если постоянно заглядывать через плечо и говорить, что и как как нужно делать, то, конечно, это не понравится профессионалам. При таком стиле управления дорогостоящие профессионалы не нужны. Это они вам должны говорить, что и как нужно делать. Они сами себя контролируют и отчитываются за результаты.

Но это справедливо, если вы уверены в профессионализме команды и доверяете ей. К сожалению, реальность может отличаться от представлений об идеальной команде. В компании может быть в целом неправильно построена система мотивации сотрудников, профессиональный уровень членов команды может быть разный. В этом случае приходится заниматься микроменеджментом, четко ставить цели, сроки, жестко контролировать этапы выполнения, обязательно использовать менеджеры задач и тайм-трекеры. Это менее эффективно и отнимает время у менеджера проекта, но, к сожалению, демократический стиль управления в таких случаях не работает. Представления о сильной, творческой команде, которая с энтузиазмом и в полную силу ежедневно работает, двигаясь к общим согласованным целям, часто разбиваются о реальность, и для большинства команд требуется жесткий менеджмент. В противном случае, проект просто не выживет.

При более благополучной ситуации с управлением, тайм-трекер будет работать как инструмент менеджмента, который еще больше повысит производительность сотрудников и компании в целом. Члены команды будут сами структурировать свой день, добровольно вести учет расхода времени по задачам и будут завешать проекты в установленные сроки. В этом случае микроменеджмент не требуется, и тайм-трекер будет применяться по своему прямому назначению – для повышения личной продуктивности. Все, что должны сделать сотрудники, - это записать задачу и сколько времени на нее они потратили. Это так же просто, как запланировать в календаре какое-то дело.

Миф №3: Учет времени – это пустая трата времени


Распространено мнение, что составление расписаний является бюрократической процедурой, которая занимает много времени, что это дополнительные расходы времени на ввод данных. Современное программное обеспечение стало значительно дружелюбнее к пользователю. Системы по учету времени можно легко настроить как для корпоративного, так и для личного использования. Они легко интегрируются с программами по управлению проектами, календарями. Для вас не будет проблемой синхронизировать данные вашего календаря и тайм-трекера. Все что нужно сделать, это выбрать задачу, нажать кнопку «Старт» и по завершении задачи остановить трекер. Это занимает несколько секунд.

В долгосрочной перспективе это сэкономит вам время. Вы будете видеть состояние вашего проекта и состояние задач по нему в режиме реального времени. Вы вовремя можете исправить ситуацию до того, как проблема разрастется и на ее решение придется тратить намного больше времени и сил. Работу можно построить таким образом, что на учет времени по задачам вы будете тратить не более пяти минут в день.

Миф №4: Учет времени только для вертикально-интегрированных компаний


Организационная структура компании, отрасль, в которой она работает, не имеют значения. Повысить свою продуктивность с помощью тайм-трекера может как фрилансер, работающий дизайнером, так и сотрудник нефтяной компании. Для стартапов и работников, занимающихся творчеством, а не погруженных в рутинные операции, тайм-трекер даже более полезен. Руководству проекта он помогает держать под контролем бизнес-процессы. Трекер помогает получить цифры, с которыми можно работать, анализировать. В любом бизнесе нужно понимать, насколько люди эффективно работают и чем они занимаются в течении дня. Это поможет оптимизировать процессы, поможет достигнуть цели. И неважно, вертикальная или горизонтальная структура управления в вашей компании.

3 причины начать использовать тайм-трекер


1. Вы получите «большую картину» эффективности затрат времени


Преимущества использования тайм-трекера выходят далеко за пределы помощи в принятии решений на основе исторических данных. Он полезен не только для менеджеров проектов. С его помощью можно выявить проблемы с управлением как в целом в компании, так и в организации работы отдельного сотрудника, какие процессы эффективны, а как нет, где деньги зарабатываются, а где теряются. До того как вы начнете оптимизировать бизнес-процессы, вам нужно собрать статистику по затратам времени.

2. Повышение доходности


Вы можете выявить и отказаться от неэффективных проектов или принять решение о повышении стоимости своей работы для клиентов. Вы можете определить неэффективных сотрудников или процессы. Данные, полученные с помощью тайм-трекера, помогут выявить сотрудников, которые загружены не полностью, помогут перераспределить задачи, расставить приоритеты. Все это повысит вашу доходность.

3. Возможность получить дополнительные ресурсы


Сроки сдачи ваших проектов постоянно «горят»? Возможно, у вас просто не хватает ресурсов. Данные тайм-трекера могут быть хорошим аргументом, чтобы вы могли попросить у вашего руководства выделить дополнительные ресурсы. Ваш детализированный анализ покажет, что вы выполняете задачи очень эффективно, но даже при такой эффективности объем работ слишком велик для команды. Использование тайм-трекера будет выгодным для вас, если вы отвечаете за реализацию проекта.

Учет времени может показаться скучной и неинтересной управленческой задачей, но она является очень важной. Тайм-трекер предоставляет очень много полезной информации для принятия решений, для создания более эффективной управленческой структуры. Поэтому с появлением нового поколения программного обеспечения учет времени сейчас переживает новый прилив интереса.


Комментариев нет:

Отправить комментарий