Google Как избежать неэфективных совещаний? | primaERP | Блог


24 сентября 2015 г.

Как избежать неэфективных совещаний?


Были ли вы когда-либо на совещании, где участники обсуждали все подряд, но в итоге ничего не добились? Спустя несколько часов совершенно неплодотворных дискуссий все уже усталые, раздраженные, демотивированные и считают, что самая большая трата времени на свете – это совещания. К сожалению, совещания довольно часто ассоциируются с пустыми разговорами, где половина участников зевает, а другая перебивает друг друга, даже не выслушав мнение коллеги. Но хорошо организованное совещание все же незаменимый инструмент для управления и мотивации команды. Как же организовать эффективное совещание, которое принесет пользу всем участникам? Прежде чем пригласите сотрудников на очередное совещание, попробуйте сначала ответить на некоторые вопросы.

Необходимо ли данное совещание?


Всегда имейте в виду, что совещания являются дорогим удовольствием. На совещание длиной в один час каждому участнику понадобится как минимум еще полчаса, чтобы он смог опять сосредоточится на свое предыдущее занятие. Предположим, что один час каждого сотрудника стоит компанию 25 евро. Регулярное совещание, касающееся актуальных проблем, продолжительностью в один час, где принимают участие 8 сотрудников, так обойдется компании в 300 евро. Не говоря уже о том, что, принимая участие на совещании, сотрудники не могут выполнять свои рабочие обязанности и их работа стоит на месте. Первым делом всегда определите, действительно ли нужно организовать совещание. Возможно, достаточно все подробно описать в письме, а совещание организовать в другой раз по более важному поводу.

Поставлена ли конкретная цель?


Все, что мы делаем, мы должны делать с какой-то целью. Это очевидный факт, но большинство совещаний, как ни странно, чаще всего не имеют никакой конкретной цели. Бывает так, что даже организатор совещания сам не знает, зачем он собрал народ. Но если не поставлена конкретная цель, ее невозможно достичь.

Попробуйте перед каждым совещанием поставить SMART цель (конкретную, измеримую, достижимую, актуальную и ограниченную во времени). Цель обсудить актуальные проблемы с нашей командой может запросто превратиться в пустую болтовню. Выяснить причины падения конверсий за последнюю четверть, уже может быть примером достижимой цели.

Есть ли у вас план совещания?


Каждое совещание должно проходить в рамках какого-то плана. Например:

1. Описать проблему (Петр)
2. Придумать 3-5 способов решения (Петр, Аня, Дима)
3. Выбрать наилучший способ решения (Петр, Дима)
4. Назначить человека, ответственного за выполнение обязанностей и временные рамки

Выбран ли координатор совещания?


На совещании должен обязательно присутствовать координатор, который следит за выполнением плана совещания. Организатор имеет право давать слово, перебивать и направлять совещание в нужное русло. Имейте в виду, что координатор должен быть всегда только один.

Сколько времени будет длится совещание и сколько человек там должно присутствовать?


Эффективность совещания прямо связана с длиной совещания и количеством присутствующих. Чем совещание длинее и чем больше на нем участников, тем сложнее управлять людьми и удерживать внимание. Если у вас много информации, для обсуждения которой вам понадобится более полутора часа, советуем разбить совещание на несколько частей.

Какого результата вы хотите достичь?


Как уже было сказано выше, если у вас нет цели, ее невозможно достичь. Поэтому большинство совещаний заканчивается ничем. Кто-то скажет, что нужно что-то сделать, остальные согласятся и уйдут. Вопрос, кто и когда это сделает, остается как правило висеть в воздухе. Задачей координатора является довести совещание к конкретному результату. Представьте себе, какого результата вы бы хотели добиться. Это может быть конкретная задача, документ или найденное решение для проблемы.

Результат плодотворного совещания может выглядить таким образом:

Дима сделает А/Б тестирование сайта, через две недели всем участникам совещания отправит анализ и на основании результатов мы решим, кто будет решать найденные проблемы.

Проводить совещания эффективно весьма сложно


Существуют даже специалисты, которые помогают проводить совещания. Так называемый meeting faciliator старается привести всех участников к решению проблемы и избегать лишних разговоров. Но даже не являясь специалистом, можно научиться проводить совещания более эффективно. Используйте для этого, например, тайм-трекер. Первым делом попробуйте вести учет времени, чтобы узнать, сколько времени и денег стоят определенные совещания. Возможно, вы узнаете, что благодаря отмене одного совещания вы сэкономите немало денег и дадите своим сотрудникам возможность заниматься действительно нужными делами. Удачи!

Комментариев нет:

Отправить комментарий