Google Как организовать эффективное совещание? | primaERP | Блог


2 октября 2015 г.

Как организовать эффективное совещание?



Совещания являются незаменимым способом решения сложных задач, которые требуют скорости и решительности. После того как вы определили круг участников, которых касаются эти вопросы, вы можете отправлять приглашения на встречу. Приглашение должно быть отправлено только тем, кто имеет отношение к проблеме и может поспособствовать ее решению. Не забудьте ознакомить участников совещания с его предметом и предоставить им всю документацию, чтобы они могли подготовиться к встрече. Назначьте время, место и попробуйте оценить продолжительность совещания. Занятые коллеги будут вам благодарны.

Теперь у вас есть идеальные условия для проведения эффективной встречи. На что нужно обратить внимание во время проведения самой встречи? Мы предлагаем вам несколько проверенных советов.

Говорит один…


Не позволяйте участникам встречи вклиниваться в разговор. Это не только знак неуважения. Когда все кричат, никто даже не пытается понять друг друга. И это не идет на пользу общему делу.

Совет: Попробуйте призвать на помощь мячик или плюшевую игрушку. Право говорить имеет тот, кто держит ее в руках, и никто иной. Использование такой игры позволит намного проще ориентироваться в ситуации и удерживать внимание.

…остальные слушают


Необходимое условие эффективного общения – соблюдения правила «все участники слушают друг друга». Как только в группе завязывается сразу несколько дискуссий, участники больше не в состоянии концентрировать внимание. Неизбежно кто-то начнет проверять почту на телефоне, кто-то сидеть с бессмысленным взглядом, кто-то попытается остановить горячую дискуссию, которая уже никуда не ведет. До тех пор, пока внимание присутствующих не сконцентрировано в одном направлении, все участники будут тратить свое время. И чем дольше это состояние продолжается, тем хуже для всех.

К делу!


Люди имеют тенденцию отвлекаться на вопросы, не имеющие отношения к теме совещания. Любое отклонение от темы затрудняет достижение удовлетворительного результата. В этом случае ведущий совещание должен сразу вмешаться и направить дискуссию в нужную сторону.

Совет: Руководитель встречи не обязательно должен быть лидером команды. Назначьте модератором человека, знакомого с повесткой дня заседания и имеющего отличные коммуникативные навыки. Иногда для руководителя команды будет полезно, когда совещание будет вести другой участник встречи. Тогда руководитель может увидеть более широкую картину и не станет отвлекаться на мелкие проблемы.

Делайте заметки


Позаботьтесь о том, чтобы все важные идеи были записаны на видном месте, чтобы участники всегда могли на них посмотреть и чтобы они находились в доступном месте для участников встречи. Вместо «Я хотел бы ответить Михаилу, который сказал, что нам надо ввести A\B тестирование…» достаточно показать пальцем на доску и сразу (не прерываясь) перейти к этому пункту. Таким образом все участники лучше представят себе все события, во время которых возникло это примечание и потом для них будет намного проще сравнивать первоначальную идею и предложенные изменения.

Соблюдайте установленные сроки совещания


Имейте в виду, что, как правило, на совещание требуется больше времени. Установите дедлайн. Попробуйте определить перед встречей время необходимое для отдельных тем в зависимости от их важности.

Совет: Среди участников встречи выберите человека, который будет следить за временем, потраченным на отдельные темы повестки дня, и который будет уведомлять участников о том, что их время закончилось. Человек, который будет вести учет времени, может использовать обычные часы или, например, использовать тайм-трекер "primaERP Time Tracker".

Отпускайте вовремя


В ходе встречи проблема обычно конкретизируется и разбивается на несколько подзадач. Если вы чувствуете, что вы начали решать конкретные задачи с конкретными людьми, то это означает, что наступило время заканчивать совещание. Или, по крайней мере, отпустить тех участников совещания, которых не касаются обсуждаемые вопросы.

Будьте позитивными


Независимо от результата, оставьте 10 минут в конце встречи, чтобы обобщить результаты и закончить на чем-то позитивном. Даже если встреча закончилась фиаско, то у вас будет достаточно времени позже, чтобы проанализировать процесс и выявить ошибки. Главное - не вызывать отвращения к совещаниям у их участников и не препятствовать их активному участию в следующий раз.

Комментариев нет:

Отправить комментарий