Google Тайм-менеджмент для программистов | primaERP | Блог


13 ноября 2015 г.

Тайм-менеджмент для программистов


Почему тайм-менеджмент нужен программисту? Процесс выполнения работы у программиста отличается от других профессий. Зачастую (особенно, если это стартап) ему приходится решать большое количество задач и участвовать в нескольких проектах, приходится быть концентрированным на выполнении задачи и держать в голове большое количество информации. Часто конкретной задачей нужно заниматься долго. Качество работы программиста зависит от сосредоточенности, скорость работы зависит от того, сколько раз вы отвлекаетесь.

По данным исследований, восстановление контекста для программиста после отвлечения занимает 10-15 минут. Если, например, за рабочий день вы отвлечетесь 6 раз, то это выливается в один час потерянного времени. По данным, опубликованным в Журнале Экспериментальной Психологии, если вы отвлекаетесь всего на 2,8 секунды, то это ведет к двукратному увеличению количества ошибок.

Снежный ком из текущих задач, новых задач, старых задач, к которым нужно вернуться, создает проблемы. Чем больше задач, тем больше времени вы будете тратить на переключение между ними. Чем больше у вас приоритетов, тем меньше вы будете выполнять. Если у вас 2-3 приоритета, то вы выполните 2-3 задачи, если у вас 10 приоритетов, то вы выполните 1-2 задачи. Если у вас 100 задач, на каждую из которых у вас 5 минут, то, например, за 8 часовой день вы ничего не сможете завершить.

Как уменьшить количество отвлекающих факторов, как структурировать задачи, мы рассмотрим в данной статье.

С чего необходимо начать?


Чтобы осознать необходимость тайм-менеджмента и то, что изменения вам необходимы, мы советуем начать пользоваться тайм-трекером. Это позволит собрать статистику по затратам времени, вы поймете, сколько времени вы тратите на ваши задачи, как оно распределяется по рабочим и не рабочим задачам, насколько эффективно вы тратите свое время.

Самым простым вариантом будет использование блокнота. Но мы рекомендуем сразу начать использовать time tracking software. Оно упростит как ввод данных, так и их анализ.

При каждой смене вида деятельности вы будете вносить данные по выполняемой задаче. Сам ввод данных уже поможет вам. Когда, вы, например, отвлечетесь на чтение новостей, не относящихся к работе, и вам придется записывать это, то это уже заставит задуматься: правильными ли вещами вы занимаетесь.

Ориентируясь на ранее сделанные записи времени по задачам, в будущем вам будет проще сделать оценку времени по проектам. Вы будете иметь более реалистичную картину и будете разрабатывать более реальные планы.

Тайм-трекер не только помогает собрать статистику, но и стимулирует концентрироваться на задаче, по которой ведется учет времени. Чтобы переключиться на другую задачу, вам нужно остановить таймер, запустить таймер по другой задаче. Не всегда это захочется сделать, особенно когда переключаешься с чего-то продуктивного на непродуктивное.

Избавляйтесь от того, что вас отвлекает


Сообщения электронной почты, мессенджеров мешают сосредоточиться на выполнении задач.

Если вы работаете дома, то отвлекающих факторов может быть еще больше, чем при работе в офисе.

Минимизируйте количество отвлекающих факторов следующим образом:
  • закройте все ненужные приложения;
  • отключите уведомления и прочие сигналы у оставшихся приложений;
  • отключите уведомления на вашем телефоне;
  • запланируйте перерывы, во время которых вы будете проверять и отвечать на почту;
  • наведите порядок на вашем столе и в вашей комнате.
Для борьбы с отвлекающими факторами некоторые программисты поступают радикально и отключают компьютер от Интернета, а компьютер, который подключен к сети, стоит в другой комнате. На рабочем компьютере нет ничего кроме рабочих инструментов и данных. Т.е. когда захочется развлечься, нужно встать и пойти в другую комнату.

Кроме этого, записывайте все задачи (относящиеся и не относящиеся к работе), дела, идеи, также как вы записываете чисто технические нюансы и комментарии к коду. Это поможет освободить голову от посторонних мыслей, наведет в ней порядок. Вы не будете бояться что-то забыть. Вы не будете тратить ресурсы своей памяти на беспорядочные мысли, на запоминание. Если вы что-то запишите, то это будет отвлекать вас уже значительно меньше.

Записи по рабочим задачам позволяют быстрее вспомнить суть задачи со всеми деталями. Вы будете тратить меньше времени при переключении между задачами. Записывая решения, вы увеличите скорость выполнения похожих задач.

Коллеги по офису вас так же могут отвлекать. Придумайте систему коммуникации в офисе, чтобы минимизировать отвлекающие факторы. Например, в немецком IT журнале «t3nMagazin» поступают следующим образом:

Надпись на экране ноутбука: «Продуктивная фаза. УХОДИТЕ!»

Если вы работаете в команде, то вы можете установить график, когда вы по очереди работаете с разными «отвлекающими факторами». Например, в конкретный день один человек отвечает на звонки, отвечает на вопросы клиентов в Скайпе, отвечает на всю электронную почту, решает срочно возникшие задачи. Другие члены команды в этот день не отвлекаются на это, а получают почту, например, строго по решаемым в этот момент задачам. На следующий день обязанности по выполнению этих рутинных операций переходят к другому человеку из вашей команды.

Вы можете установить в команде расписание, когда можно, а когда нельзя отвлекать коллег. Например, договоритесь, что вы можете отвлекать друг друга ближе к концу рабочего дня, после 16:00.

Есть много инструментов, которые помогут концентрироваться на выполнении задачи. Например, в сервисе для совместной разработки GitHub есть такой инструмент фокусировки разработчиков, как Zen Mode. Включив его, вы не сможете переключаться между вкладками браузера, мессенджерами, электронной почтой, файлами. В этом режиме вы концентрируетесь только на написании кода.

Структурируйте задачи


Попробуйте планировать свободно, без жесткой привязки по времени. Составьте список задач и расставьте их в порядке приоритетности. Свободный план позволяет также включить в него внезапно возникшую срочную задачу.

Расставьте приоритеты. Вы не можете иметь слишком много приоритетов. Если их много, это означает, что их нет. Сложите предполагаемое время по задачам из вашего списка. Насколько оно реалистично? В сутках только 24 часа, и мы не можем изменить это. Вы можете управлять только собой, своим списком задач. Учитываете ли вы то, что все равно, список ваших задач — это не полный список? Ведь все равно возникают непредвиденные задачи, встречи, телефонные звонки, электронная почта, вопросы от коллег, клиентов и т.д. Вы не можете успеть все, вам нужно выделить важное.

Разделите дела на группы:

  • важные дела, которые нужно сделать срочно;
  • несрочные и важные дела;
  • срочные и менее значимые дела;
  • менее значимые и несрочные дела.

Если у вас много важных и срочных дел с наивысшим приоритетом, то у вас постоянный аврал и нужно пересмотреть срочность и важность этих дел. Важные и несрочные часто уступают место и отходят на задний план перед срочными и менее значимыми. Например, код, написанный недостаточно хорошо и который вы планируете в будущем сделать лучше, вы отнесете к менее значимым задачам. Такие задачи накапливаются и приводят в будущем к авралам. Нужно обязательно запланировать конкретное время, когда вы будете заниматься этими несрочными, но важными делами. Проблема срочных, но менее значимых задач часто заключается в том, что делается неправильная оценка их пользы. Если задача срочная и занимает меньше 5 минут, то сделайте ее сейчас, раз уж она вас уже отвлекла. Несрочные и менее значимые дела можно выполнить в качестве смены деятельности, как отдых.

Задачи в группах разделите на категории:

  • задачи, которые занимают время;
  • задачи, которые привязаны ко времени;
  • задачи, занимающие меньше 5 минут;
  • повторяющиеся задачи.

Задачи, которые занимают время, нужно запланировать. Для задач, которые привязаны ко времени, поставьте напоминание. Задачи, которые занимают меньше 5 минут, сделайте сейчас. Для повторяющейся задачи поставьте напоминание и выделите для нее время.

Устанавливайте лимиты времени по задачам. Это даст некоторый прирост производительности. Вы, наверное, замечали, что, когда вы даете обещание что-то сделать к определенному сроку, то это мобилизует. Вы начинаете делать то, что никак не могли закончить. Чувство срочности позволит увеличить внимательность и сконцентрироваться на важных задачах. Когда вы завершите одну задачу, у вас появится воодушевление и силы, чтобы начать следующее задание.

Попробуйте пользоваться такими сервисами управления задач, как asana.com, в котором можно вести коллективные задачи, или сервисами для личного планирования задач wunderlist.com, todoist.com, doit.im.

Вы должны понимать, что проблема управления временем не может быть решена только с помощью очередного инструмента, программного продукта. Нет универсального решения, которое бы помогло всем. Вы можете долго искать подходящие инструменты, пока не научитесь управлять собой. Это, прежде всего, работа над собой.



Комментариев нет:

Отправить комментарий